Punto de reorden y stock mínimo: compra a tiempo sin llenar el depósito

Hay dos formas de equivocarse al comprar. Una es quedarte sin producto cuando el cliente lo pide. La otra es comprar tanto que el depósito se llena de mercancía que tarda meses en salir. El punto de reorden existe para ubicarte entre las dos: te dice, producto por producto, en qué nivel de existencia toca hacer el pedido para que llegue antes de que se acabe.

Qué es el punto de reorden

Es la cantidad de existencia a la cual debes lanzar una nueva orden de compra. Si el saldo de un producto cae por debajo de ese número, es hora de pedir. No espera a que se agote, porque el proveedor tarda en entregar, y durante esa espera sigues vendiendo.

La fórmula básica tiene dos partes: lo que vas a vender mientras llega el pedido, más una reserva de seguridad.

Punto de reorden = (venta diaria promedio × días de entrega del proveedor) + stock de seguridad.

Los tres datos que necesitas

Venta diaria promedio

Sácala de las ventas reales de los últimos meses, no de la intuición. Si vendes 300 unidades al mes y trabajas 25 días, son 12 por día. Si hay temporadas muy marcadas, usa el promedio de la temporada en que estás.

Tiempo de entrega del proveedor

Los días reales, desde que haces el pedido hasta que la mercancía está disponible en tu depósito, no los que prometió el vendedor. Para un importador pueden ser semanas; para una distribuidora que compra a un fabricante local, días. Conviene medirlo en las últimas cinco o seis compras.

Stock de seguridad

Es el colchón para absorber imprevistos: una semana de ventas inesperadamente alta, o un proveedor que se retrasa. Un cálculo sencillo es la diferencia entre el peor caso (mayor consumo diario × mayor tiempo de entrega observado) y el caso promedio.

Un ejemplo con números hipotéticos

Supongamos una distribuidora de víveres que vende 40 cajas diarias de aceite. El proveedor tarda 5 días en entregar. En la última temporada, el peor día se vendieron 55 cajas y la peor demora fue de 8 días.

La venta durante la espera es 40 × 5 = 200 cajas. El peor caso es 55 × 8 = 440 cajas, de modo que el stock de seguridad sería 440 − 200 = 240 cajas. El punto de reorden sería 200 + 240 = 440 cajas. Cuando el saldo baje de 440, se hace el pedido.

Fíjate en otro detalle: el peor caso casi nunca ocurre dos veces seguidas, y proteger todo el catálogo contra él sale caro. Por eso conviene fijar el colchón según cuánto te duele quedarte sin ese producto.

Es probable que 240 cajas de reserva te parezcan mucho dinero detenido. Y lo son. Por eso el stock de seguridad se define con criterio: para productos que no puedes dejar de tener, como el que sostiene la relación con tus mejores clientes, se justifica. Para los demás, un colchón más pequeño y aceptar un riesgo menor de faltantes es una decisión de negocio, no un error.

Stock mínimo y punto de reorden: diferencias y cantidad a pedir

El stock mínimo es el nivel por debajo del cual no deberías caer nunca: la reserva de seguridad. El punto de reorden es más alto, porque incluye lo que vas a vender mientras llega el pedido. Cuando el saldo cruza el punto de reorden, pides; si cruza el mínimo, estás en riesgo de quiebre.

Mucha gente usa un solo número y lo llama "mínimo". Si ese número es demasiado bajo, el pedido se hace cuando ya es tarde. Si es demasiado alto, se compra antes de necesitarlo y se infla el inventario.

Cuánto pedir: la otra mitad de la decisión

El punto de reorden dice cuándo. La cantidad por pedir depende de cosas como el mínimo que exige el proveedor, el costo del flete, el espacio disponible y el dinero que quieres inmovilizar. Una regla práctica es pedir lo que cubra un ciclo de venta razonable (dos o cuatro semanas, según el producto) más lo necesario para volver al nivel objetivo.

No te obsesiones con una fórmula perfecta. Una cantidad aproximada pero revisada cada trimestre rinde más que un cálculo sofisticado que nadie actualiza. Además, la clasificación del catálogo por importancia (ver el control de inventario para distribuidoras) te dice dónde vale la pena afinar y dónde basta con un criterio sencillo.

Cuándo recalcular

El punto de reorden se revisa de forma periódica, porque cambia con el negocio. Una fábrica de plásticos que antes recibía resina en cinco días y ahora espera diez tiene que subir su punto de pedido, aunque su consumo no haya cambiado. Lo mismo ocurre con un importador cuando el puerto se congestiona. Los cambios más frecuentes son estos:

• Cuando cambia el proveedor o su tiempo de entrega.
• Al comenzar o terminar una temporada alta.
• Si un producto empieza a venderse mucho más o mucho menos.
• Después de un quiebre de stock o un exceso inesperado, para entender qué falló.

Cómo apoyarte en el sistema

Lo ideal es cargar en la ficha de cada producto su stock mínimo y su punto de pedido, y que el sistema genere un listado de productos por debajo de ese nivel. En Profit Plus se pueden consultar existencias y compararlas contra niveles definidos, de modo que la lista de compras sale de datos y no de memoria. Pero ten presente que todo depende de que el saldo del sistema sea confiable; si tu inventario no coincide con lo que hay, ningún punto de reorden funciona. Para eso, empieza por revisar por qué tu inventario no cuadra.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se calcula el punto de reorden?

Multiplica la venta diaria promedio por los días que tarda el proveedor en entregar, y suma el stock de seguridad. El resultado es la existencia a la cual debes hacer el pedido para que llegue antes de que el producto se agote, considerando lo que seguirás vendiendo mientras esperas.

¿Cuál es la diferencia entre stock mínimo y punto de reorden?

El stock mínimo es la reserva de seguridad, el nivel por debajo del cual no conviene caer. El punto de reorden es mayor porque suma la venta esperada durante el tiempo de entrega. Al llegar al punto de reorden se pide; llegar al mínimo implica riesgo de quiebre.

¿Cada cuánto debo actualizar el stock de seguridad?

Al menos cada trimestre, y siempre que cambie algo importante: el proveedor, el tiempo de entrega, la temporada o la demanda del producto. Un stock de seguridad calculado hace un año puede estar generando faltantes o exceso de inventario sin que lo notes.

¿Hace falta aplicarlo a todos los productos?

No. Empieza por los que más dinero mueven o los que no puedes dejar de tener. Para productos de poca rotación basta con un criterio simple y una revisión periódica. Calcular todo con precisión consume tiempo que rinde más si se invierte en los productos importantes.

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