Política de crédito a clientes: a quién venderle a crédito y con qué límite

Un cliente nuevo llama, hace un pedido grande y pide «los treinta días de siempre». Tu vendedor quiere cerrar, tú no quieres perder la venta y nadie recuerda si ese cliente pagó a tiempo la última vez. Así se regala capital de trabajo. Una política de crédito a clientes resuelve esa conversación antes de que ocurra: dice a quién se le da plazo, hasta cuánto y qué pasa si no paga.

Por qué necesitas una política escrita

Sin reglas, el crédito lo decide quien tenga más confianza con el cliente o más urgencia por vender. Dos clientes parecidos reciben condiciones distintas, el cobrador se entera tarde de los acuerdos y la deuda crece sin que nadie la haya aprobado de verdad.

Una política escrita tiene otra ventaja: protege a tus vendedores. Cuando el cliente protesta porque no le dan el plazo que pidió, el vendedor no tiene que discutir. Responde que así funciona para todos y pasa el caso a quien corresponde decidir.

Y hay una razón de caja. Cada día de crédito que concedes es dinero que no puedes usar para comprar mercancía o pagar a tus proveedores. Si tu flujo de caja semanal se aprieta cada mes, mira primero cuánto estás financiando a tus clientes.

Qué debe tener una política de crédito

Quién puede recibir crédito

Define requisitos mínimos antes de dar el primer plazo. Una lista razonable puede incluir los datos completos del cliente, referencias comerciales verificables, tiempo operando y, en montos altos, algún respaldo. Lo que se pueda exigir en cada caso, según tu actividad, conviene consultarlo con tu contador.

Cuánto crédito se le da

El límite no se fija por simpatía. Se calcula con lo que el cliente compra, con su tamaño y con cómo ha pagado. Para clientes nuevos, un límite bajo que sube con el historial funciona mejor que un número alto de entrada.

Por cuánto tiempo

Elige uno o dos plazos estándar y no más. Si ofreces quince, treinta, cuarenta y cinco y sesenta días según quien pida, vuelves al problema original. Los plazos largos deben ser la excepción, aprobada por alguien con autoridad.

Qué pasa cuando hay atraso

• Un aviso amable antes del vencimiento.
• Una llamada al día siguiente si no hay pago.
• Suspensión de nuevos despachos cuando el atraso pase de un plazo acordado.
• Escalamiento a gerencia para definir un convenio de pago.

Esta lista solo funciona si se aplica igual para todos. Si a unos se les suspende y a otros no, la política deja de existir.

Conviene que el cliente conozca estas reglas desde el primer pedido. Una línea en la cotización o en la ficha de alta, con el plazo, el límite y lo que ocurre ante un atraso, evita sorpresas y quita el tono personal a la conversación de cobro. Nadie se siente atacado cuando lo que se aplica es una regla conocida de antemano. Además, cuando el equipo de cobranza llama, ya no suena a reclamo: suena a seguimiento de un acuerdo que ambas partes aceptaron.

Cómo evaluar a un cliente antes de darle crédito

No necesitas un departamento de riesgo. Basta una ficha con las preguntas correctas: cuánto tiempo lleva en el negocio, a quién más le compra, qué dicen sus proveedores actuales, cuánto estima comprarte al mes. Una llamada a dos referencias vale más que una hora de suposiciones.

Y mira tu propio historial. Si el cliente ya te compra de contado, observa cuántas veces lo hace y qué volumen. Puede ser un buen candidato para empezar con un crédito pequeño. Si ya tuvo crédito contigo, revisa cuántos días de promedio se tarda de verdad en pagar, no los que dice su factura.

Un ejemplo con números hipotéticos

Supongamos una distribuidora de víveres que vende 20.000 al mes a un abasto nuevo. Si le da 30 días de plazo y un límite equivalente a un mes de compras, el máximo que puede deber es 20.000. Si el cliente paga con diez días de retraso, ese dinero está inmovilizado durante 40 días. Con una política que empieza en un límite de 5.000 y sube a 10.000 tras tres pagos puntuales, el riesgo inicial es la cuarta parte, y el cliente sabe qué hacer para ganarse más confianza. Los números son inventados, pero muestran cómo un escalón evita el susto grande.

Cómo hacerla cumplir en el día a día

La política sirve solo si está en el sistema y no en la memoria de alguien. Dos cosas ayudan mucho.

La primera es que el límite de crédito y el plazo queden registrados en la ficha del cliente, y que el sistema avise o bloquee cuando se intente facturar por encima de lo aprobado. En Profit Plus se pueden manejar condiciones de pago y límites por cliente, de modo que la decisión no queda a criterio del que factura ese día.

La segunda es la revisión periódica. Una vez al mes, lista los clientes con saldo vencido, los que están cerca del límite y los que llevan tiempo sin comprar. Para ordenar esa gestión puedes apoyarte en lo que cuenta el artículo sobre cobranza efectiva de cuentas por cobrar.

Cuándo vale la pena una excepción

Habrá clientes que merezcan más plazo: un comprador grande que te da volumen estable, un cliente histórico con años de pagos puntuales. Está bien. La excepción debe tener tres condiciones: la aprueba una persona definida, queda escrita con su fecha de revisión y se mide si funcionó. Una excepción sin fecha termina siendo la regla.

Por el otro lado, también es válido decir que no. Rechazar una venta a crédito a un cliente dudoso cuesta una venta. Aceptarla y no cobrarla cuesta la venta, la mercancía y el tiempo de perseguirla.

Preguntas frecuentes

¿Qué es una política de crédito a clientes?

Es el conjunto de reglas que define a quién se le vende a crédito, con qué límite y plazo, qué requisitos debe cumplir y qué ocurre si se atrasa en el pago. Sirve para que todos los clientes reciban un trato parecido y para que las decisiones no dependan de quien atienda.

¿Cómo defino el límite de crédito de un cliente?

Considera cuánto te compra, su tamaño, su historial de pagos y las referencias comerciales. Para clientes nuevos conviene empezar con un límite bajo y subirlo cuando cumpla con puntualidad varios pedidos. Evita fijarlo por confianza o por urgencia de cerrar la venta.

¿Qué plazo de pago es recomendable dar?

Depende de tu sector y de tu caja, pero lo importante es limitar los plazos a uno o dos estándar y que los más largos sean excepciones aprobadas. Un plazo que tú no puedes financiar sin ahogarte es demasiado largo, sin importar lo que ofrezca la competencia.

¿Qué hago con un cliente que no paga a tiempo?

Avisa antes del vencimiento, llama al día siguiente del atraso, suspende nuevos despachos pasado un plazo acordado y, si sigue sin pagar, escala el caso a gerencia para pactar un convenio. Aplica la misma regla a todos para que la política mantenga su valor.

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