Control de lotes y vencimientos para alimentos, farmacia y cosméticos

Una distribuidora de alimentos descubre que tiene 80 cajas de un producto que vencen en dos semanas. Nadie las avisó, el sistema solo mostraba la existencia total y los vendedores seguían ofreciendo primero lo que estaba más a mano. Ahora hay que rematar, devolver o perder. Un buen control de lotes y vencimientos evita ese tipo de sorpresa, y además es lo que te permite responder rápido si algún cliente reporta un problema con un producto.

Qué es un lote y por qué importa

Un lote es un grupo de unidades producidas o recibidas juntas, con las mismas características y la misma fecha de vencimiento. Si recibes 500 unidades de un cosmético en una entrega, esas 500 forman un lote. Si llegan otras 300 un mes después, son otro lote, con otra fecha.

Sin control de lotes, el sistema ve un solo número: 800 unidades. No sabe que 500 vencen antes que las otras 300. Con control de lotes, sabe cuáles sacar primero y cuáles revisar con urgencia.

Piensa en una distribuidora de cosméticos que maneja cremas con 24 meses de vida útil. Recibe un lote en enero y otro en junio, ambos del mismo producto. Si el vendedor ofrece lo que ve primero y eso es el lote de junio, el de enero se queda al fondo, se acerca a su fecha y termina en rebaja o en la basura. Con lotes registrados, la factura propone el de enero y el problema desaparece sin que nadie tenga que acordarse.

La regla básica: primero lo que vence primero

El método más usado se conoce como PEPS (primero en entrar, primero en salir) o, en versión más exacta para vencimientos, PVPS: primero vence, primero sale. La diferencia importa. Si un lote nuevo llega con fecha anterior a uno antiguo, aunque entró después debe salir antes.

Esto exige dos cosas en el depósito: una organización física que permita sacar el lote correcto (los lotes más antiguos al frente, rotulados) y que el despacho siga el orden que indica el sistema. Si la persona que prepara el pedido toma lo que le queda más cerca, el mejor sistema del mundo no sirve de nada.

Qué información registrar de cada lote

• Número o código de lote asignado por el fabricante o por ti.
• Fecha de fabricación, si aplica, y fecha de vencimiento.
• Cantidad recibida y cantidad disponible.
• Almacén y ubicación donde está.
• Proveedor y documento de compra que lo originó.

Esta información se registra al recibir la mercancía, no después. Si se deja "para cuando haya tiempo", casi nunca se completa y el control se vuelve una ilusión.

Alertas de vencimiento: tres momentos

La mayoría de las pérdidas ocurre porque nadie miró a tiempo. Conviene configurar avisos en tres momentos, que se ajustan a cada producto:

1. Aviso temprano, cuando falta una porción importante de la vida útil, para que ventas empuje ese lote con promociones o prioridad.
2. Aviso intermedio, cuando todavía hay margen para devolver al proveedor o cambiar de canal de venta.
3. Aviso final, cuando el lote ya no debe despacharse y hay que apartarlo.

Cuánto tiempo antes depende del producto. En alimentos perecederos son días; en medicamentos o cosméticos con vida útil larga, pueden ser meses. Cada cliente también tiene sus propias exigencias: algunos no aceptan mercancía con menos de cierto porcentaje de vida restante. Esas reglas se anotan y se respetan al despachar.

Trazabilidad: saber a quién le vendiste cada lote

Si un proveedor avisa que un lote tiene un problema, necesitas responder en horas: cuánto queda en el depósito y a qué clientes se despachó el resto. Eso solo es posible si cada venta registra el lote entregado. Un listado así, que antes tomaba días revisando facturas a mano, sale en minutos cuando el sistema guarda esa relación.

La trazabilidad también ayuda en el sentido contrario: cuando un cliente reclama, puedes identificar el lote, revisar su fecha y comprobar si el problema es puntual o general.

Qué le pides al sistema para el control de lotes y vencimientos

Un sistema administrativo para empresas con productos perecederos o regulados debería permitir al menos: asignar lote y vencimiento en la recepción, sugerir el lote correcto al facturar, mostrar existencia por lote, emitir listados de productos próximos a vencer y llevar el historial lote por lote. Profit Plus ofrece manejo de lotes y de fechas de vencimiento, y se parametriza según el tipo de producto.

Aun así, la herramienta solo funciona si el depósito registra los lotes al recibir. En ese sentido, el conteo cíclico de inventario debe contar por lote, porque contar solo la cantidad total esconde que un lote puede estar mal.

Errores que vemos con frecuencia

El primero es mezclar lotes en la misma ubicación sin rotular; con el tiempo nadie sabe cuál es cuál. El segundo, facturar sin seleccionar lote "para ir más rápido", lo que rompe la trazabilidad de ese producto. El tercero, no apartar físicamente la mercancía vencida o dañada: queda en el estante, se cuenta como disponible y termina vendiéndose por error.

Un cuarto, más sutil: tener fechas de vencimiento en el sistema que no coinciden con las del empaque. Una diferencia de digitación puede significar vender producto vencido o descartar producto bueno.

Preguntas frecuentes

¿Qué es el control de lotes en un inventario?

Es el registro de grupos de unidades que se recibieron o produjeron juntas, con su código de lote, fecha de vencimiento y cantidad disponible. Permite saber cuál mercancía debe salir primero y rastrear a qué clientes se despachó cada lote si surge un problema de calidad.

¿Cuál es la diferencia entre PEPS y PVPS?

PEPS significa primero en entrar, primero en salir, y se basa en el orden de llegada. PVPS significa primero que vence, primero que sale, y usa la fecha de vencimiento. Cuando los lotes llegan con fechas desordenadas, PVPS es más seguro porque evita que se venza mercancía por seguir solo el orden de entrada.

¿Cuándo debería avisarme el sistema de un vencimiento?

Depende del producto y del cliente. Para perecederos puede ser cuestión de días, y para productos de vida útil larga, de meses. Lo recomendable es tener varios avisos: uno temprano para vender con prioridad, uno intermedio para devolver o redirigir y uno final para apartar la mercancía.

¿Qué hago con la mercancía vencida?

Sepárala físicamente en un almacén de cuarentena o descarte y regístrala con un ajuste que quede documentado, con el motivo. Así deja de contar como disponible, no se despacha por error y queda un rastro claro de la pérdida para analizar por qué ocurrió.

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